做了20年的PPT这个东西还真不会?

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对职场人而言,用PPT做一篇年终总结,是一个怎么都绕不开的“坎儿”。

那么究竟该如何在既体现出自己的工作成果,又给老板留下深刻的印象的基础上,制作出一份高端大气上档次的年终总结PPT呢?

1 做PPT靠的是大脑而不是鼠标

年终总结的意义在于信息汇总与传递。通俗点来说,是要老板知道你过去一年的成果与不足,以及明年要怎么办。

一份好的总结,关键在于内容及结构。建议大家在做PPT之前,先拟一份大纲。在写大纲之前,请做到以下这“三个明确”:

明确报告对象——直属上司或者大老板

明确对象希望从中获得的信息——之前的成果与不足、之后的展望

明确是否要做口头汇报——如果是,那么请酌情控制大纲的长度

明确了以上三点后,就可以着手写作大纲了。

2 注意PPT的格式花里胡哨的也是醉了

如果你做出这样风格的年终总结:

不好意思,那你已经输在起跑线上了。

年终总结的风格以简洁明朗的商务范儿最佳。在配色方面,推荐以下几种:

黑白灰——经典中的经典

深浅配——沉稳又不失鲜明

如果你所在的公司有常用或者专属的“公司色”,建议把它用在你的PPT中。

选择一款合适的字体也非常重要,奉献以下几种合适的字体,拿好不谢!

3 文字大纲秒变PPT目录就是这么速度

完成大纲后,你打算一行一行手动输入到PPT中?太慢!

建议大家先用word做好大纲,然后保存为rtf格式;再次打开时,在打开方式中选择PowerPoint,所有的目录就都在PPT中了。

4 对于年终总结来说,保持简洁,封面风格尽量扁平化。

也可以选择合适的图片作为背景。在选择用图片做背景时,为了凸显封面文字,可以选择降低图片的清晰度或者做黑白处理。

既然是年终总结,请在封面中标明你的名称、所在部门及职务,行列之间对齐;如果是外企或者需要用到双语的话,中英文之间可以用线条隔开,这样显得更加有设计感。

5 还在一页一页加Logo?别让人家笑话你不专业

依次点击“视图——母版——幻灯片母版“,在“幻灯片母版”试图中,将Logo放在合适的位置上;然后回到普通视图,就可以看到每一页上固定的Logo了。

6 信息量太大真的好吗?注意Magic Seven原则

A君是公司里的“拼命三娘”,这一年业务完成得非常好,在做年终总结的时候,为了凸显自己的成果,让老板一目了然,她把1到12月的全部成果搬到了一张幻灯片上……

老板想问的问题,全在图片里了:

在做PPT时,请注意“Magic Seven原则”:即每张幻灯片中,传达5个要点效果最好。

7 一张幻灯写200字?讲真,没人愿意看

左右两张幻灯片,你会先把目光聚焦到哪一张?

正所谓“能用图表,别用文字。”如果你的工作是行政、后勤等,没有量化指标,不方便做图表,怎么破?小建议你,在自己的工作内容中,找出对比,有对比,就有做图表的潜质。

而对于常用的饼状图、折线图、柱形图……试着把它们组合起来使用,让你的数据有更多光彩照人的可能。

8 老板都爱看数据而且是漂亮的数据

为什么所有的老板都对数据情有独钟?因为数据是最能直观体现出你有多大“能耐”的证明。因此,别说“今年我的业务完成量处于优秀水平”,直接把你的成果数据秀给老板看。

业绩不好,请用表——让老板一时间“摸不到头脑”

业绩不错,就用图——让老板第一时间夸你“棒棒哒”

同样的数据,调整了一下纵坐标,给人不一样的感受,你觉得老板会喜欢哪张图呢?

9 注意文字的可读性说人话说人话说人话!

如果你在总结中写着“本人本年度积极进取,努力上进,很好地完成了领导交派的任务”……是不是感觉很像穿越回了十几年前,还在读中学的你写的申请书?这种“个人评价型”的语句,如非必要,对不起,年终总结中不欢迎。

那么如何妥当地把自己“夸奖”一番呢?

把“积极进取”转化成:“积极参加公司培训”、“积极配合业务对接”

把“努力上进”转化成:“提前完成计划项目”(顺便附上计划与实际的对比)

总之:有技巧地说人话、讲干货,千万别说废话、别用套话。

10 给总结画上完美的句号设计合适的结束页

做完年终总结的内容后,最后一个问题就是,该以一张怎样的幻灯片结尾呢?

保证不出错的一种方法就是:结尾也使用纯色背景+“谢谢”的格式——

建议:如果你手中有不错的团队合照,模糊处理之后,放到最后一页去,再配上一句感谢团队的话,老板和同事都会对你刮目相看的。

每到年末,有意识地回顾以往的工作,并做出长远的发展规划,对盈亏得失做出总结和期望,才有可能在未来的职场道路上顺利走下去。没有形式主义的工具,只有形式主义的人。做出了一份老板和你都满意的年终总结,年终奖还会远吗?

简直太实用了!转需!希望大家年底都能做出一份好总结。

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我不听乱世的耳语,我只看自己想要的风景

最近一直在看PPT方面的书籍,由于身体原因,简书的写作停了一段时间,这个时间里,我读书,旅游,看病,交谈,见人看物,接了几个PPT制作和美化的事情。剥离我内心的层层障碍。有一天中午午觉时,我不知道是生病的原因还是什么,突然脑子特别的明朗,很多事情,很多人离我很远,一下子就变成了我自己,我是谁?我怎么了?我要怎么活下去?各种问题充斥着我的脑子。我还一一的去回答了自己的问题。甚是奇怪。让我明朗。我喜欢什么,会什么,做什么的思路慢慢清晰。生有时,死有时。那么当下我做好自己的本分。善待身边的每一个来到我跟前的人和事。好好活着。

微博、公众号一直关注的其中一名PPT设计者,杨雪老师。

杨雪,痴迷级PPT设计师、培训师,就职于上海外国语大学传媒学院。读研时因邂逅国外专业PPT论坛Slideshare.net,从此一发不可收拾地陷入了PPT的魔力世界,从翻译、模仿、原创、实战、研究到培训、出书,小雪沉迷在PPT的世界已有七年之久。PPT对于别人是工作,对于她是生活。

今天和大家分享的是读她写的一本书叫《听故事学PPT设计》。之前我跟秋叶老师学习PPT,结识了巴爷,曹将,阿文等等优秀的PPT设计者。但女生很少。

杨雪老师是名漂亮的女生。我有颜值控,再说了漂亮的谁不喜欢。这是吸引我的一个亮点。慢慢了解了,不仅漂亮,还是位爱设计PPT的女生,兴趣相投,更要了解一番。慢慢的就追逐到现在写这篇文章来记录和分享了。书里面的所有的案例、细节、文案,都体现她的用心,完全是原创,没有抄没有无出处地引用,几乎每一页都是她想象力的绽放。

这本书适合泡一杯茶,平心静气,当做学会审美,学会观察,学会生活的一扇窗口来阅读。

这本书里面看第一遍也没觉的怎么样?因为我已经学了秋叶老师的PPT设计,会自己做PPT,还参加活动得奖,工作总结得到领导赞扬。内心膨胀,找不到北。等到我慢慢的开始设计PPT,马失前蹄的时候,发现我会的都是皮毛。PPT是个颜值坑。做好了你会有无限乐趣和荣耀包含收入的增加。看到收入增加是不是热情更大了。到这个层次的时候,慢慢入坑越陷越深了。不仅是技能的提高,更扩展到了很多领域,视野慢慢放大,这个多彩的世界突然就不同了。心一下子就开了,明亮了。每次遇到设计PPT或者想起来哪里还不行的时候,就拿出来翻到那一篇来读,体会方法。

这本带有绿色苹果封面的书,封皮写着设计有滋味。慢慢来体会。书分3篇。

目标是:和设计元素交朋友。也就是打基础的讲解。不是跟其他教科书一样,说教,术语。小雪老师用PPT的板式,类比的方法,根据自己的经验来讲方法。

设计PPT和塔积木一样,只有熟悉了各种元素的特性,才能的得心应手地拼出各种图形。

她给PPT三要素取了很好听的名字:图小姐,形妹妹,字先生。引人去读。每个介绍都步步为营,谆谆善诱,带着你慢慢的认识和了解,把概念术语变得有趣生动。用大量的案例,类比的方法来讲,让我很好的理解,里面写了很多方法,跟读者产生很多共鸣,化抽象为直观,让我们自己去思考,触类旁通而不是对号入座。里面写了很多心得体会,比如配图的心得,一是先来一次不插电的头脑风暴;二是思维呆滞的时候看图找灵感;三是全篇图片最好风格一致。还写了很多设计思路。里面用讲故事的方式,把自己做PPT遇到的问题和解决的办法写进去了。如同老师在给你讲怎么做,遇到问题怎么解决一样亲切和自然。

小雪老师喜欢玩手账,因为她发现自己读完一本书后,就忘记里面的内容了,记笔记能让她把书里面对自己有用的知识记录下来运用。于是开始从工作内容和生活细节方面开始写手账,记录心得体会,积累经验。我也尝试了这种方法,上半年通过了很难过的中级考试,算是经验之谈吧。每天浏览大量各方面的信息,闭眼想想如同过眼云烟。如果记录写对自己有用的知识,时常翻看,运用到生活和学习中,进步不少。

这个部分的学习目标是:掌握元素之间的关系。只要掌握它们彼此之间的关系(排版原理),就可以据此“拼”出不同风格的漂亮页面了。

雪盲症,四叶草,便当盒,淘宝。这几个部分用PPT的例子慢慢来讲述如何排版。很实用。从教学和制作的经验里面来讲述排版的重要性。会扩展你去研究版式设计,到你看书,看杂志,上淘宝等网页,眼光就不同,默默就能产生一种专业角度来,还能自己说出这种排版的好处和用意。你看,多大的进步,真是潜移默化的提高啊。

目标:领略PPT背后的智慧。从实际应用中智慧和方法比好看更重要。小雪老师写了晚会PPT的故事,课后反馈的故事,办公室装修的故事讲述了PPT对自己的生活的改变。从吸引开始,用模仿练手,用内容创作,转型怎么转掌握PPT学习的方法。

小雪老师在后面推荐了书目。还分享了自己读书的经验。关于设计的书,除了摘抄对自己有启迪的文字,更多的是把书中的案例在电脑上操作一遍,听上去很傻,但真的有效。

让我们扎实读书,共同进步。

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