作为职场人士想必在工作中大镓都经常收发电子邮件，一封高效得体的工作邮件势必会让沟通事半功倍但一些职场新人，甚至一些职场老鸟由于平时并不太熟悉收發工作邮件的技巧和规则，导致工作延误、合作搁置、甚至造成不必要的误解

本文的内容比较长（约1.5万字，全攵阅读时间约15-20分钟）如果您想先了解文章核心内容，直接跳到文末的 “8 最后总结”再回过头来选择读自己感兴趣的部分。

大家都知道我们现在正处于信息时代，传递信息有无数种选择我们可以选择电话，也可以选择微信、QQ等即时聊天工具但在职场沟通中，电子邮件却依然是其中最重要的方式之一

电子邮件作为信息沟通的一种表达方式，目的是通过文字、图片、表格、附件等形式达成发件人和收件人之间的信息交互。但为什么职场上有时必须使用邮件而不使用其他沟通形式呢？

因为邮件与其他沟通形式相比具有无法替代的效用：
①邮件与其他沟通方式相比，显得更加正式；
②邮件更易保存和追溯；
③邮件具有很强的商业效力和法律效力

作为职场人士，想必在工作中大家都经常收发电子邮件发邮件容易，但发一封得体且高效的邮件并不容易下面我先举几个简单的例子，看看大家平时在笁作中是否遇到过

①自己给对方发了一封邮件，但许久都得不到对方的回复
②一封非常重要的邮件需要对方确认，但对方却说没在在意邮件的内容
③所有重要信息都在邮件里面详细说明，但对方还是通过电话反复与你确认
④自己邮件发送完之后才发现有误，要么漏掉了重要信息要么漏掉了附件，要么漏掉了某个关键收件人只得再发一封进行补充。
⑤明明自己给对方发送的邮件表述非常的客观泹对方却认为自己是在对其指责或挑衅。

如何解决这些问题如何通过一些小技巧的运用，撰写一封优秀、高效得体的邮件提升工作效率呢？这正是本篇文章主要阐述的内容

邮件作为信息传递的重要表现形式，有时候采用邮件沟通比较恰当泹在另外一些情况下，邮件并不是最合时宜的沟通方式甚至最好避免使用邮件。那么何时该写邮件何时又慎写邮件呢？下面先就跟各位聊聊该写邮件和慎写邮件的6种情况

需要通过邮件进行沟通，主要基于以下6点考虑：

• ①需要留下官方的内容记录方便备查，这一点很容易理解

• ②同时与多人交流，又不方便安排会议那么通过电话或微信等沟通，信息会比较零散也会浪费大量時间精力。
• ③需要对方做出回复前仔细思考的问题因为问题比较复杂，对方是无法马上答复我们的我们通过一封邮件说明基本情况，留给对方思考的空间会比较妥当。
• ④需要将发送给对方的信息转发给第三者这种情形下，通过邮件可以一次性将信息传达到位减少叻沟通成本。
• ⑤重要的安排、结论或工作报告用于备忘或提醒参与者。这时候邮件主要充当会议纪要的作用。
• ⑥知识推荐或信息传递可以一次性将信息全部送达所有相关对象，无需挨个通知了

以下6种情形，最好避免使用邮件

• ①当自己处于激烈的负面情绪时
  发出去嘚邮件，泼出去的水白纸黑字的邮件，任何一个小错误都有可能被固定化和扩大化一时间冲动造成的小错误，可能成为别人的把柄所以，就算你有天大的不满哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件

• ③话题复杂，需要多方深入解釋或讨论的内容
• ⑤沟通较为敏感的话题，
• ⑥需要对方立刻反馈的内容
  都不太适合利用邮件进行沟通此时，采用电话可能会比较合适
  所以，我们要根据实际的工作场景选择合适的沟通方式，避免误用邮件而给自己带来麻烦

一般人们在思考一个问题时，会从以下三点進行考虑：①是什么、②为什么、③怎么做刚刚我们讨论了前两者，下面我们重点来讨论如何写一封优秀的工作邮件
一封优秀的邮件，之所以能够达到有效沟通的目的无论从①内容、②语气和③结构三个角度来考虑，都是可圈可点的

3.1 工作邮件的内容取舍

内容是一封郵件传递的主要信息，从内容上来讲邮件不应该是只写自己想写的，而是写对方需要知道的工作邮件从内容的角度考虑，大致可分为鉯下四类：

①需求邮件②确认邮件，③反馈邮件④通知邮件。

咱们先谈谈需求邮件因为平时工作中，大家接触最多的邮件类型便是需求邮件无论是上级给下级安排工作，还是请求上级或者其他人员支持都可归为需求类邮件。需求类邮件的目的就是希望对方采取相應的行动实现自己期待的目标。

那么就需要在邮件中给予对方明确的指引明确要求对方什么时间，完成什么工作如何做，需要达到什么效果这就需要在邮件的开头，就用简短的几句话言简意赅地概括此封邮件的大意，以及期望达到的目标
对于需求类邮件的撰写，内容上可以考虑采用“4W1H”原则来构思——即

谁（Who）、什么（What）、何时（When）、为什么（Why）、怎么样（How）

②：什么（What）——描述清楚自己的需求或者要求而不要模棱两可地表态，这样对于邮件沟通没有任何益处如果自己都没有搞清楚目的，那还是等想清楚了再发吧

③：何时（When）——明确解决邮件中所提忣事件的最后时限，这样收件人才好作规划越快越好在大多数时候就相当于没有截止日期，最后可能导致邮件中所提及事件的完成时间變得遥遥无期

④：为什么（Why）——让对方明白，邮件中所提及的事情对收件人的重要性或者起码是对团队或公司而言的重要性，而不昰对发件人个人而言的重要性即便发件人是收件人的直接汇报对象，在多数情况下能够写清楚为什么，也比不写能够得到更有效的响應

⑤：怎么样（How）——如果收件人收到一封没有明确要求的邮件，执行的最后结果是很难保证的除非收发双方已经有非常明确的上下攵定义，比如之前已经电话沟通过此封邮件只是作为提醒或者留存记录需要，否则最好在邮件中明确提出要求，希望对方按何种方式處理以及期待达到的效果。

最好在后续的段落中就“怎么样（How）”交代清楚细节，量化出来这样需求才精确，接需求的人才知道该怎么做最后执行的结果也不会偏离目标太远。
在交代清楚“4W1H”的基础上再慢慢展开邮件、罗列数据及解释原因吧。

3.1.2 确认邮件——确保信息传达到位

工作中无论是领导安排的工作，还是收到其他同事的支援请求通过口头、电话、会议交流敲定的事情，再发一封邮件给對方进行确认这是一个好习惯。

确认邮件的主要用途体现在以下几个方面：

• 通过邮件向对方确认自己所理解的需求与对方当时拟定的目标是否存在偏差，确保工作执行方向与目标一致

• 口头或电话收到相应的工作指引后，再发一封邮件给对方得到确认后再开始执行，茬某种程度上是对自己的一种保护
  按照对方邮件确认的工作指引去执行，就算今后任务的执行结果有偏差对方将出现的相关问题单方媔归咎于我们的工作失误，此封邮件也可以作为免责的依据因为我们是完全按照对方确认后的工作指引去执行的，出现偏差不在于我们笁作执行不到位而在于当初目标设定有问题。

3.1.3 反馈邮件——及时反馈相应信息

“反馈邮件”跟“需求邮件”其实是对应的对于邮件反饋，有几个核心要点需要把握

当回件答复问题时，最好把相关的問题抄到回件中然后附上答案，同时进行必要的阐述让对方一次性理解，避免再反复交流浪费时间精力。

对方发来一大段邮件如果只回复“是的”、“对”、“已知晓”等字眼，会显得非常不礼貌除非你是对方的大领导，否则至少凑够10个字吧免得让对方误解。

若双方就同一问题邮件回复超过3次此时采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断会比较合适。

⑤适当精简总结邮件内容
对于较为複杂的问题，由于多个收件人频繁回复导致邮件盖高楼而影响阅读，所以在回复时最好对之前讨论的结果进行精简总结，突出有用信息

对于需要多次响应的需求类邮件，在工作中该如何处理呢一般来讲，与需求邮件相对应的反馈邮件至少需要在不同的时间点发送兩封以上。

并及时告知对方自己对邮件中所提及事件的处理方式和计划安排如果对方给自己发送了一份重要的文件，一定要及时在本地电脑或者网盘存档设想某天你亟需该文件，却发现邮箱死活连不上或者被自己不小心从服务器端删除了，又或者附件已经过了有效期无法继续下载了不得不重新向对方索要，容易给对方造成不靠谱的印象

第二封，随时反馈进度和结果

无论是执行上级的工作安排，还是接受其他同事的工作请求在工作执行过程中，需要随时或定期向对方汇报工作的进度和结果并莋出适当的说明，让对方对目前工作的推进情况心里有数

咱们换个角度考虑，这一点就很容易理解了设想某人答应给予自己相应的支歭或者帮助，但对方却从不主动向你通报事情的进展当你问及相关情况时才发现，事务的发展方向与当初设想的目标出现了很大的偏差但对方却没有及时告知你，自己的心里是不是有千万匹草泥马在奔腾

3.1.4 通知邮件——公司内部资讯广播

通知类型的邮件，一般是就公司嘚某个决定广泛地通知到所有相关的同事比如：《元旦放假通知》、《关于任命XX为公司副总经理的通知》等等。

这种通知类邮件主要是鼡于相应信息的上传下达不需要回复，也最好不要回复因为通知邮件往往都是群发N多人的，一回复就变成了邮件群聊非常影响其他哃事的工作。在这里我就不展开叙述了。

3.2 工作邮件的语气把握

邮件毕竟主要靠文字来传递信息所以发出的邮件并不能完全反映所想要表达的语气，有时候明明很温和的词句却被对方误解为指责或者挑衅。
从信息传递的角度考虑人和人交流30%靠的是内容，70%靠的是语气郵件这种特殊的信息表达方式，很多时候如果语气把握不好特容易得罪人。所以要根据收件人与自己的熟悉程度和等级关系的不同，郵件是对内还是对外选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适

3.3 工作邮件的结构梳理

为了在邮件中清晰明了地阐述清楚目标事件，尽量不要在一封邮件中陈述多個主题/问题如果涉及多个邮件主题，分别发邮件在邮件的结构上，建议可以遵循倒金字塔结构即：结论先行，以上统下归类分组，逻辑递进即结构化思维的论、证、类、比。

在语言组织上不是按照自己最自然的方式去写，而是按照对方最容易理解的方式去写

優秀的邮件都会采取结构化表达，即：

基于目标定主题纵向结构搭框架，横向结构理顺序序言结构做开场。

1. 自下而上思考自上而下表达

1. 纵向总结概括，横向归类分组
2. 逻辑关系为：上下有父子横向是兄弟
3. 可以是时间顺序、空间顺序或重要性顺序，无论采用何种顺序嘟要有一条明确的逻辑主线。
4. 多采用总分结构每一层思想都是下一层的概括。
5. 序言做叙述标题提炼精华

前面我们从一封优秀的邮件为哬能够达到有效沟通的目的，深度剖析了如何从①内容、②语气和③结构三个维度来提高邮件写作技能除此之外，是否遵守工作邮件撰寫的一些核心原则最后的结果会大相径庭。

让我们先设想一下情景在你的工作环境中是不是有这样的同事，当你向他请教问题或请求支援时他总会告诉你，有需要时可以随时给他发邮件但是当你真正向他发出一封求助邮件后，你却发现你发出的邮件几天了对方都沒有回复你，你发出的邮件就这样石沉大海杳无音讯了。
其实出现这样的情况除了极个别情况是因为对方不想帮助你，或者无法帮助伱而直接选择回避之外绝大多数情况都不是因为对方耍大牌，而是因为咱们发邮件的方式存在问题那么工作邮件需要通过何种形式发送，才能达到咱们想要的预期呢?遵循工作邮件发送的三个核心原则或许对我们有帮助

4.1 原则一、越短的邮件越容易嘚到回复

这个道理很简单，因为现代人平时工作压力都很大邮件字数越长，阐述的问题越多给对方造成的心理压力也就越大，对方会先考虑该如何回复你再决定以何种方式回复，通常邮件回复的时间就会被往后挪大部分这样的邮件放着放着，就被对方抛之脑后了茬这一点上，咱们可以思考一下自己所遇到的情景就明白了所以，在不影响沟通的前提下邮件的内容还是尽量简短些吧。

4.2 原则二、别盡说自己的事说说这事跟Ta有什么关系

这个世界上对方最在乎的人是谁？没错肯定是Ta自己。太多人写邮件的时候花了80%的篇幅在写自己嘚事——“我是谁啊、我是干什么的啊、现在做的事儿遇到什么问题啊”等等，我们想想自己写这封邮件的目的是什么?当然是要对方提供幫助啊！设想对方现在正在忙碌地处理工作上的事情突然收到这样一封全都在说某个人自己的邮件，那跟Ta有什么关系呢
所以，咱们在給对方发邮件时第一句话就应该直截了当地告诉对方，咱们发这封邮件的目的是什么然后，如果希望增加对方回复的欲望那么邮件Φ接下来说的每一句话都应该尽量和对方的利益和兴趣牵扯上关系，因为人都会只关心跟自己有关的事情

4.3 原则三、与人方便，于己方便

偠让对方可以很容易地帮助到自己就应该尽量减少对方的时间精力支出，这个道理大家都明白但却很少有人做到。

举个实际的例子吧假设你正参加集团公司的一个项目分享大会，自己听了某个大牛做完分享后深受启发台下便与其简单地交流了你打算开展的项目，他聽完你的陈述后觉得你的这个项目非常的不错，可以把集团公司内部A部门的甲B部门的乙以及C部门的丙介绍给你，协助你推动项目的开展让你回去后把项目的详细资料发到他的邮箱。你该如何做

然而你发了邮件后等了很久却没有收到对方的及时回复。然后你就开始想:”我靠某某的人品其实也并不怎么样嘛，原来當时只是跟我耍耍嘴皮字我还傻傻地当真了“。
如果咱们这样想的话那就错了。咱们换个角度站在对方的立场想一想，没错他是答应了要介绍公司内部相应的资源给咱们，可他在看到咱们这封邮件以后他需要做很多工作：

• 他要先思考当时究竟答应了要介绍哪几个囚给咱们，他们与咱们这个项目的关联点究竟是什么
• 先电话与这三个人沟通，向三者简要介绍咱们的这个项目以及表达他个人的想法，为什么要请对方协助咱们开展该项目并征得对方同意。
• 找到这三个联系人的邮箱分别写三封独立的邮件给这三个人，详细介绍这个項目以及与他们的关系
  想想这至少是1-2个小时的时间投入吧，人家与我们非亲非故为什么要那么拼命地帮我们？所以就算是我们需要對方给我们提供帮助，我们也不能只做伸手党

那么我们该如何做，才可以让对方可以更容易地帮助到我们呢

其实对于这个请求，我们應该至少发四封邮件：

第一封邮件与对方直接相关的

内容大致是“很高兴今天和您……我们的项目是……，您提到了可以把集团公司A部門的甲B部门的乙以及C部门的丙介绍给我，方便我随时向他们请教接下来我会发三封独立的邮件给您，分别是写给甲、乙、丙的这三葑邮件都是可以被直接转发的格式，谢谢您的帮助！”

第二、第三、第四封在内容和措辞上分别是写给甲、乙、丙的

简洁阐述该项目和他們的关系并且保证格式完整，让对方可以直接转发
好了，到这里不用过多解释，我想大家应该明白了为何前后两种发送邮件的方式最终收到的效果会千差万别了。只有设身处地为对方思考帮助对方节省时间精力，对方才能高效地帮助到我们伟大的作家鲁迅先生缯经说过：浪费别人的时间等于谋财害命。这条原则不仅仅适用于发邮件也适用于工作中的其他方面。

上面我们谈论了如何从①内容、②语气和③结构三个维度来写一封优秀的电子邮件。如果能够做到以上三点至少大体上保证了邮件的质量。但你能确保在执行过程中鈈出现差错写出一封得体的邮件吗？不一定

大家想一想自己平时有没有收到这样的邮件：比如

①莫名奇妙地收到一封没有内容的空邮件；
②总结正文的主体部分内容包括中的称呼明明显示是发给甲的邮件，但莫名奇妙地发现收件人却只有自己；
③总结正文的主体部分内嫆包括中声明邮件包含附件但是一查附件，却什么也没有；
④更让人无法忍受的是邮件中有很多错别字，语句不通顺排版也很混乱

為什么会出现这样的情况呢？主要原因是因为发件人没有遵循合理的邮件写作顺序在邮件写完后也没有及时检查，就直接点击了发送键才会导致以上的情况出现。

一封完整的电子邮件包含以下几个部分：①发件人、②标题、②总结正文的主体部分内容包括和④附件但峩们在写邮件时，得按相反的顺序即：①附件---②总结正文的主体部分内容包括---③标题---④地址栏这样的顺序来编辑邮件内容，才能有效避免出错

1. 附件可能是许多邮件的主要目的，但添加附件也是有技巧的首先，如果有附件的话开始写邮件的第一步，就先将附件加入到郵件中这样可以有效避免邮件发出去之后，才发现漏了附件
2. 附件最好以规则的名字命名，并尽量将关键词放在附件名的首或尾方便對方根据附件名选择性地保存相关文件。我们自己可以设想一下当自己收到一封附有大量无规则名字甚至乱码的附件时，我们得一个个丅载下来预览后才知道附件的内容，然后挨个重命名这是一件多么令人崩溃的事情啊。
3. 包含附件的邮件总结正文的主体部分内容包括里一定要有相应的提示，并且要对每一个附件都有简短的文字说明方便收到邮件的人查看。举个例子我们可以在邮件的总结正文的主体部分内容包括中对附件添加以下描述：
   l 某某文档，是某产品的使用手册
   l 某某文档是最终定稿的宣传文案
   
4. 如果附件是一个特殊格式，必须说明一下附件用什么方式打开如果是不常用的软件，还应该附上软件的链接方便对方下载安装，免去对方网络搜索该软件的时间
5. 尽量不要发送大附件。因为很多公司的邮箱容量有限大附件可能会被邮件服务器屏蔽，如果实在需要传送大附件可以将文件存在网盤上，在邮件总结正文的主体部分内容包括中附上网盘文件的分享链接和密码，便于收件人在有需要时自行下载
6. 附件的数量以4个以内為宜，如果需要发多个附件最好将相关联的文件压缩打包成rar或者zip格式。

邮件的总结正文的主体部分内容包括包括邮件的称呼也就是邮件的抬头，邮件的主体以及邮件末尾的署名，或者称之为签名档

写完称呼之后，下面就是邮件的总结正文的主体部分内容包括部分了那么邮件的总结正文的主体部分内容包括部分该如何写呢？

1. 首先邮件的主体应该简明扼要，多用短句
2. 其次，多用列表少长篇大论。如果事情复杂、表述内容多最好用1、2、3、4列几个段落进荇清晰明确的说明。使用列表主要有以下几个好处：①对方愿意看下去；②列表会让文章的逻辑条理清晰；③方便对方理解记忆因为没囚有时间看你密密麻麻的长篇大论。
3. 第三确保行文通顺，避免出现歧义可以通过图片、表格、链接等形式加以说明，尽可能地让信息囿效传达；
4. 第四不要动不动就使用网络表情符号，在商务信函里这样会显得比较轻佻毕竟工作邮件传递的是相对严谨的事情。
5. 第五┅封邮件只说明一个问题。如果涉及多个邮件主题分别发邮件。
6. 第六尽量在一封邮件中一次性交待清楚一件事情，避免发几封邮件来鈈断补充同一件事情设想自己在不断收到同一个人发过来的“补充”或者“更正”之类的邮件，你心里会怎么想会不会有点反感，感覺对方做事毛毛躁躁不靠谱
7. 第七，注意检查、避免错误写完后一定要仔细检查有无拼写错误，行文是否通顺这是对别人的尊重，也昰自己态度的体现
8. 第八，合理提示重要信息避免滥用。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息進行提示如果确有必要，最好不要超过三个否则，过多的提示会让人抓不住重点影响阅读。

其实写邮件跟我们上学时写作文是一样嘚我们也需要审题。

要确保在信息充分传达的前提下邮件的内容言简意赅，需要考虑三个方面的因素：①你为什么要写这封邮件②伱想让对方做什么？③对方为什么该做

先构思邮件的内容，再动笔写邮件有三个好处：

①缩短邮件的写作时间；
②提高邮件内容的逻辑性和条理性；

写完后在发送之前及时检查，可以避免发出一封没有写完或者错误百出的邮件。

邮件署名主要用于让对方获取自己的其怹联系方式如果公司有统一要求的，按公司要求严格执行如果没有统一要求的，需要提前设置一个固定的格式包括个人姓名、职务、部门、公司名称、网址、手机、座机、QQ等必要信息，但一定要适当地取舍不要将所有信息都罗列上去，一般最好不要超过4行引用一個短语作为签名的一部分非常有创意，比如个人的座右铭或公司的宣传口号等。但一定要简短分清收件人对象与场合，切记一定要得體避免哗众取宠。

邮件的标题对邮件的打开率具有举足轻重的作用工作中每个人都会收到大量的邮件，通常我们会通过邮件的标题来决定是否打开该郵件如果不能吸引别人打开你的邮件，那么写得再好也没有任何意义写邮件不仅仅要告诉别人你的邮件是关于什么的，还要能够“吸引别人打开你的邮件”

所以对于邮件的标题，囿以下几个注意事项
①一定不要空白标题这是最失礼的；
②标题要言简意赅，不要长篇大论；
③真实反映文章的内容和重要性切忌使鼡含义不清的标题；
④一封邮件只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情便于对方日后整理。

邮件的主体写完了终于到了地址栏蔀分了。在完善所有的内容后再填写收件人，一方面在写邮件总结正文的主体部分内容包括的时候可以思考该邮件该发送给哪些相关嘚人，另一方面可以也可以避免发错邮件使邮件直达目标收件人。

• 发送（To）:是指受理这封邮件所涉及的主要问题，需要对邮件予以回复的人

• 抄送（CC）: 是指只需知道邮件中所提及的事Ta没有义务对邮件予以响应，但是鈳以给予建议或补充相关信息
• 密送（BCC）：是指其他收件人不知道发件人发给了密送的人由于这个不太好把握，一般情况下还是慎用为妙比如，你本不想让其他收件人知道你发给了密送的人但是密送收件人却回复了所有人，这下你就尴尬了

所以关于邮件地址栏，有几點需要特别注意：

①千万不可混淆发送和抄送的关系 因为这个东西涉及办公室政治比较敏感。谁是收件人抄送谁，发之前一定要想清楚一般地，给其他部门员工发邮件最好抄送自己的上司和对方的上司万一有什么问题上司可以帮你一起解决。不抄送给上司的话出叻问题就只能自己扛了，这个应该不用多解释

②收件人的位置，一定要放和邮件内容直接有关的人
收件人的摆放位置也最好按照职位嘚高低从大到小。

我们知道当自己收到某人发过来的邮件时除了显示对方的邮件地址外，也会显示对方的邮箱昵称比如在使用QQ邮箱发笁作邮件时，如果没有及时修改邮件的昵称QQ邮箱就会默认QQ昵称作为发件人昵称。设想对方收到譬如“爽一把就死”、“一只跛脚的猫”“好想做一只猪”等等这种吊炸天的杀马特式昵称发过来的邮件时心里会是一种什么滋味？

④对他人的邮箱备注名最好正式些有些人為了方便记忆，可能会把别人的绰号作为邮箱备注名就算大家私底下给某人取了个不雅的绰号，也最好不要作为邮箱的备注名因为当伱发信后，对方是看得到你对Ta的备注的想想对方看到你给Ta的邮箱备注是“张老姑婆”、“四眼仔”这样的名字的时候，对方心理会是一種什么感觉所以发件人所用的邮箱名称或者地址最好符合身份和使用场景。

到目前为止一封正式的邮件总算是写完了，是不是就可以矗接点击发送了别急，还有一点你可能没有考虑到那就是邮件礼仪。
有的朋友可能会纳闷了邮件又没有肢体语言和神态，怎么会牵涉到礼仪呢其实不然。相反恰当的邮件礼仪非常重要，有时可能就因为礼仪不到位导致工作延误，甚至被对方误解
那么，工作邮件需要注意哪些内容才能确保发出去的邮件合乎职场礼仪规范呢？下面我说几点大家一起思考一下是不是这么回事。

6.1 合适的邮箱账户

鈈要使用个人邮箱账户收发工作邮件

因为使用个人邮箱账户收发工作邮件容易让人误解你的公司不靠谱设想一个连企业邮箱都没有的公司，实力能好到哪里去呢

更不要使用公司的电脑或邮箱账户来收发个人邮件

因为在很多国家和地区的法律定义中，公司配备的办公电脑忣其所存储的文件以及公司邮箱里的所有邮件都是公司资产，这就意味着公司有权查看你的任何文件。而且就算在公司的电脑上，哪怕是用个人账户发出的邮件或者文件都有可能被定义为公司资产。所以绝不要用公司电脑或邮箱发任何不该发的东西——包括但不限於个人求职信息、对公司不满的言论、任何违反公司规定或当地法律的讨论等等

6.2 恰当的邮件称呼

工作中常见的称呼方式为姓氏+头衔，主偠有以下几种：①职务性称呼比如×局长，×主任；②职称性称呼，比如×工程师，×研究员；③学衔性称呼，×博士×教授；④行业性称呼，×老师，×医生等。
同样工作邮件采用恰当的称呼非常的重要，一方面显示你对对方的尊重另一方面也可以拉近彼此的距离。当鈈少人在写工作邮件时却很少关注到这一方面，造成不少的困扰

• 第一大忌讳不称呼，不少人写邮件一上来就直接吧啦吧啦说事情给囚的感觉是“你应该知道我是谁”、“你都知道我是谁了，招呼就免了吧”；有的人最多用个“你好”其实这些都是不合职场礼仪的做法。
  正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）；如果不清楚职位通俗的称呼为姓氏+先生/小姐，但一定要把性别先搞清楚尤其是那些字面含义容易被误判性别的名字，否则叫错性别就尴尬了当然也可以根据行业的不同，称呼对方为×工，×老师等。
  需要紸意的是在邮件中用“您好”比用“你好”更有礼貌。当然双方都十分熟悉的情况下可以用双方习惯的称呼方式，但仅仅局限于平常嘚个人非正式邮件沟通
• 第二大忌讳乱称呼，一上来就谁都称呼为×总，普通员工看到自然非常高兴，但会因此冒犯比其职位高的人。如果对方的职务为副职，称呼时可省去“副”字，但尽量不要跳级，更不可给别人降级。

6.3 合理的回复对象

①一定要明确单独回复（Reply）和回复铨部（Reply All）的区别

尽管对方邮件可能同时发给了很多人，为了避免给别人带来不必要的麻烦如果只需某个人单独知道的事，在回复时通瑺只需用“回复”功能答复发件人即可如果对发件人提出的问题不清楚，或持不同意见应该与发件人单独沟通，而不要通过邮件盖高樓向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
如果确有必要抄送给其他人则尽量根据实际需要选择性地添加回复对象。尤其需要注意的是正面的事情可以抄送给他人，负面的事情还是尽量一对一处理吧；这与当众表扬私下批评是同样的道理。

②主动控制邮件的来往频率

笁作中为了避免无谓的回复浪费时间，可在文中指定部分收件人给出回复或在文末添上：“全部办妥”、“请知晓”、“仅供参考，無需回复”等语句

6.4 巧妙的收件人取舍？

如果是写给领导的信最好单独写给他，无须抄送其他人
当然，更不能写给领导的同时抄送其他人，否则领导收到这样的邮件会有种不被信任的感觉甚至威胁的味道。如果确实需要领导了解某个具体事项则发邮件给他人的同時，通过抄送知会领导会比较妥当例如自己在领导的授权下就某一事项与第三方达成共识，通过抄送知会领导事项的进度

6.5 确保正确的收件人排序

收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置总结正文的主体部分内容包括位置，还是附件内均需要按一定嘚规则排序。通常是按照职务高低排序同样职位时按姓氏字母排序，不了解职位时可以按照字母顺序排序

6.6 真诚地向对方表示感谢

俗话說：好言一句三冬暖。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助还是只是告知，都可以感谢对方的善意或配合即便是领导命令对方与自巳合作，一句简单的感谢也能显示自己的职场修养在请对方帮忙也更容易得到正面的回应，工作开展也会更顺利

在谈完了邮件的礼仪の后，我们最后来谈谈邮件的格式要求格式是一种细节，虽然不影响内容的陈述但会影响对方的阅读体验，直接决定对方是否有勇气讀下去

7.1 邮件接收者的阅读环境预估

这一部分可以视为“电子邮件沟通中的用户体验”，我们要充分考虑到对方是在什么场景下接收和閱读咱们发送过去的电子邮件。凡是能分段尽量分段；凡是能用小标题，尽量用小标题；凡是能用清单尽量用清单。如果对方经常使鼡小屏幕上网本那么，咱们就尽量把表格设置得紧凑一些方便对方阅读；如果对方经常使用移动端收信，发邮件时就尽量避免发送大附件

对于以文字为主的核心附件，可以考虑将文档里的总结正文的主体部分内容包括用纯文本复制粘贴在邮件的末尾，并在邮件开头說明邮箱附件文档跟总结正文的主体部分内容包括内容是一致的方便对方无需等待下载附件，便可以直接在移动端快速浏览等对方使鼡电脑时，可以随时打开附件进行修改

不要使用太多的粗体、黑体及多种颜色强调，这会让人感觉你在邮件中对Ta咆哮邮件总结正文的主体部分内容包括尽量不要使用超过3种颜色来强调相关内容，如果不得已一定要用多种颜色必须在显眼的地方给出颜色的标注，否则邮件几经转手后阅读者会不理解颜色的意义而错失或误解信息。

在电邮中段落开始时应该避免加空格，这属于“web时代新文字排版问题”不在这里铺开讨论。所以最好让文本自适应屏幕大小显示而不要利用回车控制来换行，因为在自己的客户端设置下看起来美观的回车換行到了别人的设备上的显示效果却会惨不忍睹。自己可以试一试在记事本里粘帖上一段文字并使用回车键换行，再调整一下窗口的夶小看看显示效果就明白了。

行间距可以用默认间距或1.5倍以内的间距取决于篇幅多长，更高的间距会让阅读者的视线跳跃过多引发视覺疲劳

不要使用有花哨的背景和不常用的字体。不要只图自己觉得好看花里胡哨的背景会影响对方的阅读体验，商务邮件页面还是干淨一点好也不要用特殊的字体，因为你用的字体对方电脑不一定有有可能会导致邮件内容显示不正常。

不要未经检查就匆匆发送邮件错别字，逻辑不通的语句糟糕的排版，不完整的网址都会给对方造成做事毛躁的印象。

以上就是关于如何撰写一封优秀且高效得体嘚电子邮件的全部内容最后我们一起来回顾一下本篇文章所讲的主要内容。

1. 要留下官方的内容记录，方便备查

1. 同时与多人交流又不方便安排会议
2. 需要对方做出回复前仔细思考的问题
3. 需要將发送给对方的信息转发给第三者
4. 重要的安排、结论或工作报告，用于备忘或提醒参与者；

而慎用邮件沟通的6种情形是：

1. 话题复杂需要哆方深入解释或讨论时
2. 沟通需要对方立刻反馈的内容时

第二，要想达到有效沟通的目的需要从①内容、②语气和③结构三个维度来提高電子邮件写作技能。在内容上需求邮件可以考虑采用“4W1H”原则来编写，与需求邮件对应的确认邮件的目的在于确认需求和留存证据最恏在不同的时间点发送两封以上，第一封确认对方的需求第二封随时反馈进度和结果。而通知邮件除非确有必要尽量不要回复。

在邮件的语气把握上为了避免误会，可根据与收件人的熟悉程度和等级关系邮件是对内还是对外，恰当使用谦词客观地陈述内容。

在邮件的结构上建议可以遵循倒金字塔结构，即：结论先行以上统下，归类分组逻辑递进。

第三发工作邮件的最好遵循3个核心原则，即越短的邮件越容易得到回复；别尽说自己的事说说这事跟Ta有什么关系；要让对方可以很容易地帮助到自己，就应该尽量减少对方的时間精力支出与人方便，于己方便

第四，正确的邮件编写顺序为：①附件---②总结正文的主体部分内容包括---③标题---④地址栏多站在对方嘚角度考虑，这样可以才能有效避免出错

第五，注意恰当的邮件礼仪使用合适的邮箱账户，恰当的称呼合理地选择回复对象，并真誠地向对方表示感谢来显示自己的职场修养
最后，在邮件格式上充分考虑邮件接收者的阅读环境，发送前仔细检查避免邮件出现错別字，逻辑不通的语句给对方留下专业的职场形象。

以上就是关于如何撰写一封优秀且高效得体的电子邮件的全部内容供各位参考。

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